Povinnosti a odpovědnosti členů představenstva

Shromáždění se bude konat v neděli 17. května 2026 od 9:00 do 5:00 britského času.

Jména, zkratky a krátké tvary byly odstraněny nebo upraveny z důvodu souladu s politikou OA.

Obecné povinnosti členů představenstva

1. Působí v představenstvu regionu 9.
2. Účastnit se zasedání představenstva.
3. Pravidelně kontrolovat a koordinovat aktualizace různých dokumentů, včetně, ale nikoli výhradně, dokumentů Vital Link, Bid to Host Assembly and Convention a Region 9 Best Practices.
4. Zajistit dodržování Dvanácti kroků, Dvanácti tradic a Dvanácti konceptů služby OA v Regionu 9.
5. Plnit povinnosti podrobně popsané ve Stanovách a Manuálu zásad.
6. Včas odpovídejte na veškerou korespondenci a dotazy. Na začátku každého období správní rada určí definici včasnosti.
7. Veďte záznamy o majetku a heslech. Tajemník bude zodpovědný za vedení tohoto seznamu na Disku Google.
8. V rámci Regionu 9, kdykoli je to možné, vést workshopy o službě, tradicích a konceptech a účastnit se dalších akcí v Regionu, pokud to rozpočet dovolí, nebo na náklady země pořádající akci OA.
9. Oslovte země a servisní orgány, které se shromáždění nezúčastnily nebo nejsou v kontaktu s Regionem 9.

Povinnosti konkrétních členů představenstva

1. Židle
   1. Předsedá
      1. Zasedání představenstva
      2. Shromáždění regionu 9
   2. Připravuje program všech zasedání představenstva a případně i shromáždění s pomocí ostatních funkcionářů.
   3. Účastní se Světové konference o podnikání v oblasti služeb jménem Regionu 9.
   4. Je členem Výboru předsedů regionu Světové konference o podnikání v oblasti služeb a účastní se zasedání výboru.
   5. Spolupracuje se styčnou osobou správce na otázkách, které se přímo týkají regionu.
   6. Jménem představenstva jedná jako přímý nadřízený všech zvláštních pracovníků (placených zaměstnanců). Předseda může do této role jmenovat jiného člena představenstva.
   7. Jmenujte poslance regionu 9.
2. Místopředseda
   1. Přebírá všechny povinnosti předsedy v jeho nepřítomnosti nebo na jeho žádost.
   2. Podporuje ostatní úředníky při plnění jejich povinností. #Další úkoly dle pokynů.
3. sekretářka
   1. Pořizuje zápisy ze všech zasedání valné hromady a představenstva.
   2. Za vytvoření zápisu z jednání bude v době konání shromáždění odpovědný tajemník.
   3. Tajemník je zodpovědný za získání kopií všech informací, které mají být zahrnuty do zápisu.
   4. Zápis bude obsahovat:
      1. Datum/čas a místo konání shromáždění regionu 9
      2. Jména přítomných důstojníků
      3. Záznam o provedených úkonech na základě zápisu z předchozí schůze
      4. Přesné znění každého návrhu tak, jak se o něm hlasovalo, a zda prošel nebo neuspěl
      5. Navrhovatel a zmocněnec každého návrhu
      6. Počet hlasů pro a proti.
      7. Veškerá oznámení nebo oznámení učiněná na schůzi
      8. Procesní námitky a odvolání
      9. Zprávy výboru a jakékoli další zprávy, které se objeví během shromáždění nebo o něm
      10. Revidované kopie stanov a manuálu zásad.
   5. Tajemník do 60 dnů po konání schůze předloží návrh zápisu ze schůze pro přezkoumání zápisů.
      1. Členové výboru poskytnou tajemníkovi doplnění nebo opravy do 28 dnů od obdržení zápisu.
      2. Pokud se vyskytne nesrovnalost, tajemník záznam přezkoumá a upozorní komisi.
      3. Poté, co je výbor informován o obsahu záznamu, bude hlasovat o zařazení nebo odstranění zjištěných nesrovnalostí v jakékoli části zápisu. K tomu je nutná dvoutřetinová většina.
   6. Zašleme kopii konečného neschváleného zápisu k zveřejnění na webových stránkách.
   7. Zašlete formuláře žádostí o nominace do správní rady do Světové kanceláře pro služby do jednoho týdne od schválení kandidátů.
   8. Zaslat oznámení o shromáždění všem servisním orgánům a nezávislým schůzím v Regionu 9.
      1. Žádost o zaslání pozměňovacích návrhů v souladu s článkem XII – oddílem 1
      2. Převzít od předsedy program schůze a zajistit, aby byl e-mailem rozeslán všem sborům služeb a nezávislým schůzím.
      3. Zodpovídat za přípravu registračních a obchodních materiálů pro shromáždění, včetně pozvánky na sjezd, pořadače shromáždění a zápisů ze shromáždění Regionu 9. Pořadač bude obsahovat všechny zprávy, návrhy a další informace o činnosti shromáždění. Pořadač může obsahovat nabídku na budoucí hostitele shromáždění/sjezdu.
      4. Být zodpovědný za aktualizaci jmenného rozpisu pro shromáždění a na něm.
      5. Provést kontrolu aktualizací vyplývajících z návrhů na shromáždění a v případě potřeby aktualizovat stanovy a manuál s pravidly. Pokud budou stanovy aktualizovány, bude zodpovědný za zaslání aktualizovaných stanov do Světové servisní kanceláře.
      6. Zajistit řádné ukládání a mazání (v požadovaných časových lhůtách) velkého množství osobních údajů, například z regionálního sjezdu.
      7. Vede aktuální seznam všech kontaktních osob na servisní orgány a zástupců skupin.
      8. Poskytuje data pro pořadač Assembly, zobrazující
      9. Počet servisních orgánů regionu 9.
      10. Počty schůzek pro každou zemi v Regionu 9.
      11. Jazyky a měny jednotlivých zemí v regionu 9.
   9. Ostatní povinnosti, které byly přiděleny.
4. Pokladník
   1. Koordinuje finanční a rozpočtové záležitosti v regionu s CIO, členy představenstva, bankéřem, výbory a placenými zaměstnanci.
   2. Poskytuje představenstvu čtvrtletní finanční aktualizace.
   3. Sestavuje roční rozpočet ke schválení shromáždění.
   4. Vede finanční záznamy.
   5. Poskytuje výroční zprávu o všech přijatých příspěvcích, příjmech a výdajích.
   6. Ostatní povinnosti, které byly přiděleny.
5. Digitální důstojník
   1. Vyvíjí a implementuje digitální strategii pro Region 9.
   2. Identifikuje příležitosti pro digitální inovace a růst s cílem maximalizovat dopad Regionu 9.
   3. S pomocí předsedy digitálního výboru spravuje Disk Google OA Region 9, včetně:
      1. Uchovávání a předávání hesel.
      2. Vytváření a správa e-mailových seznamů Regionu 9.
   4. Poskytuje pravidelné zprávy pro měření úspěšnosti digitálních aktivit a vydává doporučení.
   5. Poskytuje školení a podporu správní radě, výborům a dobrovolníkům Regionu 9 v oblasti digitálních nástrojů a osvědčených postupů.
   6. Ostatní povinnosti, které byly přiděleny.
6. Tyto povinnosti mohou být dle potřeby upraveny pro hladký chod; jakékoli změny budou oznámeny na následujícím shromáždění.