Oznámení o ochraně osobních údajů shromáždění

Důležité oznámení pro všechny účastníky shromáždění a sjezdu Regionu 9

Toto oznámení o ochraně osobních údajů poskytuje informace o tom, jak Region 9 organizace Overeaters Anonymous shromažďuje a zpracovává osobní údaje, které poskytnete při registraci na shromáždění a/nebo sjezd Regionu 9. Vaše údaje zpracováváme v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679.

1. DŮLEŽITÉ INFORMACE A KDO JSME

Overeaters Anonymous je celosvětové společenství, jehož strukturu tvoří různé subjekty na podporu místních skupin. Struktura služeb je podrobně popsána zde: https://oa.org/groupsservice-bodies/groups/service-structure/

Region 9 se skládá ze skupin, meziskupin a servisních rad z Evropy, Středního východu, Afriky a západní Asie a virtuálních servisních subjektů, které jsou s Regionem přidruženy. Region 9 je správcem a odpovědným za vaše osobní údaje. Náš plný název je „Overeaters Anonymous Region 9“.

Regionu slouží Servisní rada Regionu 9 a styčný správce OA pro Region 9. V tomto oznámení by se pod pojmem „rada“ měl rozumět i styčný správce pro Region 9. Existují také výbory, které podporují radu. Čas od času mohou být zřízeny zvláštní výbory pro provádění specifických úkolů. Výbory se skládají z regionálních zástupců ve Shromáždění a jednotlivých členů OA, kteří nabízejí služby.

Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů nebo našich postupů v oblasti ochrany osobních údajů, kontaktujte nás prosím na adrese privacy@oaregion9.org.

2. ÚDAJE, KTERÉ O VÁS SHROMAŽĎUJEME

Účast na shromáždění / sjezdu za soukromou osobu

Vaše jméno a kontaktní údaje shromažďujeme za účelem distribuce pracovních dokumentů shromáždění/sjezdu a dalších relevantních materiálů a pro účely komunikace s vámi o shromáždění/sjezdu (jak před jeho skončením, tak i po něm).

Právním základem pro zpracování těchto informací je náš oprávněný zájem na provádění běžné administrativy a chodu shromáždění/kongresu. Tyto informace uchováváme v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

Zástupce regionu 9 ve shromáždění

Být zástupcem Regionu 9 je služební pozice, kterou si služební orgány vybírají na různá časová období. Během této doby jste kontaktní osobou pro váš služební orgán pro Region 9. Vaše údaje budou pro tento účel bezpečně uchovávány a během této doby vás může kontaktovat Služební rada Regionu 9 nebo Výbory Regionu 9.

Vaše osobní údaje používáme také k zajištění usnášeníschopnosti na shromáždění.

Právním základem pro zpracování vašich údajů je náš oprávněný zájem na vyřizování obchodních záležitostí regionu s volenými zástupci. Vaše údaje uchováváme v souladu se Zásadami ochrany osobních údajů.

Pokud opouštíte svou pracovní pozici a přejete si, aby vaše údaje byly smazány, kontaktujte nás prosím na adrese privacy@oaregion9.org.

Poznámka: Tato část a zásady jako celek se vztahují i na funkcionáře, styčné osoby správců, předsedy výborů a koordinátory služeb.

3. JAK POUŽÍVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Vaše osobní údaje budeme používat pouze k účelům, pro které jsme je shromáždili, jak je popsáno výše.

K vašim údajům mají přístup pouze oprávněné osoby. Data jsou po výše popsanou dobu bezpečně a důvěrně uchovávána a poté bezpečně smazána/zničena.

4. JAK SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Vaše údaje nesdílíme s nikým mimo region OA 9, s výjimkou charitativní organizace OA Region 9, pokud jste k tomu výslovně neudělili souhlas, nebo pokud nejsme ze zákona povinni tyto informace sdílet.

Využíváme IT nástroje (např. e-mail, cloudové úložiště), což znamená, že vaše data zpracovávají třetí strany (např. Google), ale vždy máme uzavřené smlouvy o zpracování dat v souladu s GDPR, abychom chránili soukromí vašich údajů.

5. MEZINÁRODNÍ PŘEVODY

Region 9 zahrnuje země mimo Evropskou unii (EU), takže vaše údaje mohou být přeneseny mimo EU. Musíme vás na to upozornit, protože země mimo EU ne vždy nabízejí stejnou úroveň ochrany osobních údajů, a proto evropské právo zakazuje přenos osobních údajů mimo EU, pokud přenos nesplňuje určitá kritéria.

Vaše údaje mimo EU budeme přenášet pouze z následujících zákonných důvodů:

Jste rezidentem země mimo EU, a proto musíme vaše údaje zpracovávat mimo EU, abychom s vámi mohli komunikovat.
Využíváme externího zpracovatele údajů, který ukládá nebo zpracovává informace mimo EU (např. Google zpracovává informace ve Spojených státech). Takového zpracovatele budeme využívat pouze tehdy, pokud existují záruky zabezpečení údajů schválené EU, např. zpracovatel se přihlásil k doložce o ochraně soukromí mezi EU a USA nebo pokud naše smlouva o zpracování zahrnuje standardní smluvní doložky schválené EU.
Výslovně jste souhlasili s předáním svých údajů a byli jste upozorněni na možná rizika spojená s předáním.

Důležitá poznámka k předávání údajů mimo EU podle bodu (c) výše (souhlas):

Servisní rada Regionu 9 může zahrnovat členy OA, kteří pocházejí z oblastí mimo EU, a to z důvodu širokého geografického záběru regionu. Při výkonu činnosti Regionu bude rada muset komunikovat e-mailem a my také používáme Google Suite. Pokud člen rady obdrží e-mail obsahující osobní údaje mimo EU nebo použije sdílený disk či složku Google Suite pro přístup k osobním údajům mimo EU, budou tato data přenášet mimo EU.

V závislosti na zemi, kde má člen představenstva sídlo, mohla EU dojít k závěru, že jsou zavedeny odpovídající standardy ochrany osobních údajů. Je však možné, že člen představenstva má sídlo v zemi, kde takové zjištění neexistuje.

Informace mezi členy představenstva sdílíme pouze tehdy, je-li to skutečně a přiměřeně nutné k vykonávání činností regionu. Například: tajemník bude mít přístup k seznamu e-mailových adres za účelem rozesílání zápisů a digitální referent použije seznam osob, které se přihlásily k odběru oznámení, za účelem jejich rozesílání. Všichni členové představenstva jsou vázáni zásadami ochrany osobních údajů a zásadami informační bezpečnosti a budou povinni informace dle pokynů smazat.

Abychom mohli zákonně vykonávat činnost Regionu, musíme se zabývat možností, že k vašim osobním údajům má přístup člen představenstva, který má sídlo mimo EU, v zemi, kde EU nerozhodla o odpovídající ochraně osobních údajů. Proto potřebujeme váš souhlas aby k vašim osobním údajům mohl být přístup z oblastí mimo EU. V dolní části tohoto formuláře budete požádáni o udělení souhlasu.

6. VAŠE ZÁKONNÁ PRÁVA

V souvislosti s vašimi osobními údaji máte podle zákonů na ochranu osobních údajů tato práva:

právo obdržet kopii osobních údajů, které o vás uchováváme;
právo požadovat opravu nebo výmaz vašich osobních údajů, nebo omezení zpracování, které se vás týkají, nebo vznést námitku proti zpracování;
pokud je zpracování založeno na souhlasu, právo kdykoli souhlas odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním;
právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů. Ve Spojeném království je to Úřad komisaře pro informace (Information Commissioners Office)www.ico.org.uk).

Pokud byste chtěli uplatnit kterékoli z těchto práv, kontaktujte prosím předsedu regionu na adrese chair@oaregion9.org.

V případě jakýchkoli dotazů nás prosím kontaktujte.

VELMI DŮLEŽITÉ: Souhlasím s přenosem mých údajů mimo Evropskou unii mezi příslušníky ozbrojených sil Regionu 9, jak je popsáno v odstavci 5 výše.

Oznámení: Vyberte tuto možnost, pokud chcete být přidáni do e-mailového seznamu pro novinky a oznámení Regionu 9.

Podpis: …… ..... Datum: ………………………………………………………..