Zásady ochrany osobních údajů

Region 9 organizace Overeaters Anonymous dodržuje naši 12. tradici anonymity a zavazuje se chránit soukromí všech, kteří s námi sdílejí své osobní údaje.

Rozsah těchto zásad

Region 9 bude zpracovávat osobní údaje členů i nečlenů OA. Jednotlivci se mohou přihlásit k odběru e-mailového seznamu, členové se mohou účastnit schůzí Regionu 9 a mohou působit jako funkcionáři, styční správci, předsedové výborů, členové výborů nebo koordinátoři služeb pro Region 9. Budou vedeny registry schůzí a kontaktní údaje budou uloženy na e-mailových účtech. Pokud členové pořádají akce nebo workshopy a vytvářejí propagační materiály, budou tyto distribuovány a zveřejněny na webových stránkách. Region 9 dohlíží na každoroční shromáždění, které pořádá národní společenství OA země, kde se shromáždění koná.

Region 9 se zavazuje chránit soukromí osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, a tato politika popisuje, jak bude tento závazek splněn. Vztahuje se na úředníky, zástupce a členy Regionu 9, kteří nakládají s osobními údaji jménem Regionu 9 nebo v souvislosti s Regionem 9 (včetně servisních orgánů, které pořádají akce Regionu 9) nebo s charitativní organizací OA Region 9.

Tyto zásady je třeba číst ve spojení se Zásadami ochrany osobních údajů a Informačními

Bezpečnostní zásady a další podobné zásady, které mohou být vytvořeny.

Obecné zásady

Společnost Region 9 přijímá při zpracování osobních údajů v rámci své obchodní činnosti vhodná opatření. Soukromí bude chráněno a osobní údaje nebudou nikdy zveřejněny, pokud to nevyžaduje zákon, nebo pokud se tak nestane externímu (ne-OA) zpracovateli údajů, jako je Google, nebo poskytovatelům našich webových stránek. Osobní údaje budeme používat pouze k účelu, pro který byly zveřejněny, a jakmile již nebudou potřeba, bezpečně je smažeme nebo zničíme.

Úředníci regionu 9, styčná osoba správce, předsedové výborů, členové výborů, koordinátoři služeb a zástupci

Členové OA, kteří slouží Regionu 9 na kterékoli z těchto pozic, poskytnou Regionu 9 své kontaktní údaje, aby je bylo možné kontaktovat za účelem plnění jejich role v OA. Pokud se jejich kontaktní údaje změní, měli by o tom informovat předsedu Regionu 9 (chair@oaregion9.org), aby bylo možné záznamy aktualizovat.

Údaje o funkcionářích, styčné osobě správce, předsedech výborů, členech výborů, koordinátorech služeb a zástupcích budou uchovávány v záznamech po dobu uvedenou v tabulce níže. Pokud podepsali seznam účasti na schůzích, bude tento záznam uchováván níže uvedeným způsobem. Údaje mohou být sdíleny s oprávněnými třetími stranami a informace budou uchovávány na Disku Google Regionu 9.

Pokud by jakýkoli úředník nebo zástupce chtěl vznést námitku proti zpracování svých údajů nebo požádat o omezení zpracování, měl by tak učinit písemně předsedovi Regionu 9.

Seznamy sponzorů, Seznamy překladatelů

Region 9 vede seznamy osob, které souhlasily s tím, že budou působit jako sponzoři / poskytovat 12krokový program podpory nebo překládat dokumenty. Občas mohou být generovány i další podobné seznamy. Souhlas bude získán od osob uvedených na seznamu, jejichž informace mohou být kdykoli odstraněny. Souhlas bude získán od osob hledajících sponzorství s tím, aby byly spárovány s dostupnými sponzory. Ti, kteří hledají sponzora, souhlasí se zpracováním svých informací tímto způsobem a pouze pro tento účel; tyto informace neuchováváme déle, než je zapotřebí k propojení potenciálních sponzorů se sponzory. Všechny zúčastněné osoby si jsou vědomy našeho oznámení o ochraně osobních údajů při sdílení informací s Regionem 9.

Účastníci shromáždění / sjezdu

Jednotlivci se musí před účastí na shromáždění a/nebo sjezdu Regionu 9 zaregistrovat. Při registraci obdrží oznámení o ochraně osobních údajů, které vysvětluje, kdo bude uchovávat jejich údaje a jak budou zpracovávány. Doba, po kterou budou údaje uchovávány, je uvedena v tabulce níže. 

Zástupci skupiny (informace obdržené od Světové servisní kanceláře)

Světová servisní organizace OA vede registr pro schůzky OA po celém světě. Místní skupiny a servisní organizace jsou povinny poskytnout kontaktní údaje do tohoto registru. Tyto údaje jsou poté sdíleny Světovou servisní kanceláří s Regionem 9, aby Region 9 mohl kontaktovat zástupce v oblasti, kterou Region pokrývá. Tyto údaje mohou zahrnovat celá jména (pokud jsou poskytnuta Světové servisní kanceláři), adresu bydliště, e-mailovou adresu a telefonní číslo. Pokud si někdo přeje být odstraněn ze seznamu vedeného Světovou servisní kanceláří, bude muset kontaktovat Světovou servisní kancelář přímo. Může kontaktovat Region 9, aby jeho údaje byly vymazány ze záznamů Regionu 9.

Letáky s akcemi

Členové OA se mohou rozhodnout poskytnout své kontaktní údaje v letácích a propagačních materiálech k akcím a workshopům. Letáky dodané Regionu 9 za tímto účelem budou zveřejněny na webových stránkách s poskytnutými osobními údaji. Bude veden záznam o tom, jaké informace byly poskytnuty. Po skončení akce bude leták z webových stránek odstraněn.

Pokud si člen OA přeje, aby byl leták odstraněn před akcí, měl by kontaktovat předsedu Regionu 9, který bude informovat digitálního referenta a digitální výbor, aby zajistili odstranění letáku.

Práva subjektu údajů

Podle GDPR mají subjekty údajů (osoby, jejichž údaje jsou zpracovávány) několik práv:

a. Právo na Vědět jaké údaje o nich byly shromážděny a jak byly tyto údaje zpracovány

b. Právo na provést změny k nepřesným údajům

c. Právo na odvolat souhlas ke zpracování dat

d. Právo požádat o zpracování údajů vymazána

e. Právo na objekt ke zpracování dat nebo k tomu, aby byly omezený

f. Právo na přenositelnost dat (toto se týká pouze automatizovaného zpracování, ke kterému v kontextu Regionu 9 nedochází)

g. Právo na stěžovat Úřadu komisaře pro informace

Pokud byste chtěli uplatnit kterékoli z těchto práv, kontaktujte prosím předsedu Regionu 9.

Souhlas se sdílením informací mimo Evropskou unii (EU)

Region 9 pokrývá širokou geografickou oblast, která sahá i za hranice EU a zahrnuje země a území v Africe, na Blízkém východě a v západní Asii. To znamená, že úředníci a ozbrojené složky Regionu 9 se sídlem mimo EU mohou prostřednictvím Regionu 9 přijímat osobní údaje. Některé mohou mít zásady ochrany osobních údajů podobné obecnému nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), jiné ne. Za těchto okolností GDPR vyžaduje získání zvláštního souhlasu subjektů údajů, aby bylo možné zpracovat jejich osobní údaje. Takový souhlas bude vyžádán.

Právo na přístup k informacím

Jednotlivci mají právo na přístup ke všem osobním údajům, které se jich týkají a které Region 9 uchovává, a na poskytnutí následujících informací:

• Důvod, proč jsou data uchovávána
• Zdroj dat (pokud ne přímo od samotného jednotlivce)
• Zda to bylo sděleno někomu jinému, a pokud ano, komu
• Jak dlouho bude uložen
• Právo požadovat aktualizaci, výmaz nebo jakékoli omezení zpracování údajů
• Právo podat stížnost u Úřad komisařů pro informace
• Zda bylo ke zpracování údajů použito automatizované rozhodování
• Zda byly informace sdíleny mimo EU, a pokud ano, jaké mechanismy jsou zavedeny na ochranu údajů

Tomu se říká „Žádost o přístup k údajům (DSAR)“. Každá osoba, která si přeje toto právo uplatnit, by se měla obrátit na předsedu Regionu 9 e-mailem (chair@oaregion9.org). Informace by měly být poskytnuty do 30 dnů bezplatně. Předseda vždy ověří totožnost každého, kdo podává žádost o přístup k informacím, než jim předá jakékoli informace.

Proces žádostí o přístup k údajům subjektu údajů

Veškeré žádosti subjektu údajů o přístup k údajům by měly být postoupeny předsedovi Regionu 9, který by je měl zaznamenat do šablony DSAR.

Osoba podávající žádost by měla být kontaktována a její totožnost by měla být ověřena, v případě potřeby telefonicky nebo jiným vhodným způsobem, a může být požádána o předložení písemného dokladu totožnosti.

Předseda by měl spolupracovat s ostatními funkcionáři na identifikaci všech informací, které jsou k danému tématu uchovávány. OA neshromažďuje velké množství osobních údajů, a proto je pravděpodobné, že se informace budou omezovat na zařazení do seznamu, seznam účastníků schůzí a přihlášení k odběru e-mailového seznamu. Pokud však daná osoba působila jako funkcionář Regionu 9, styčná osoba správce, předseda výboru, člen výboru, koordinátor služeb nebo zástupce shromáždění, může být k dispozici více informací, včetně e-mailů od dané osoby a e-mailů, které se jí týkají.

Veškerý materiál by měl být přezkoumán a mělo by být posouzeno, zda jej lze okamžitě zveřejnit, nebo zda by zveřejnění mohlo nepříznivě ovlivnit práva a svobody jiné osoby. Informace o třetí straně by neměly být zveřejňovány a lze je z dokumentů vymazat.

Nemělo by být zveřejněno nic, co by mohlo poškodit právní vyšetřování, nebo co by zveřejněním porušilo jinou právní povinnost. V případě jakýchkoli pochybností o tom, zda by zveřejnění nemělo být provedeno, je třeba vyhledat odbornou pomoc.

Obecným pravidlem je, že materiál by měl být zveřejněn do 30 dnů od podání žádosti a subjekt může během této doby požádat o aktualizaci. Pokud příprava zveřejnění bude trvat déle, měl by být subjekt kontaktován do 30 dnů a informován o zpoždění včetně pravděpodobného časového harmonogramu zveřejnění. Zveřejnění musí být provedeno do 90 dnů od podání žádosti.

Pokud o subjektu údajů nejsou k dispozici žádné informace, měl by být o tom informován.

Pokud jsou informace uchovávány, ale nejsou zveřejněny, měl by být subjekt údajů informován, že na základě jeho žádosti nebudou podniknuty žádné kroky a že má právo podat stížnost u Úřadu komisaře pro informace.

Stručný popis zveřejnění by měl být zaznamenán v šabloně DSAR spolu s načasováním jakéhokoli zveřejnění a veškerých nezveřejněných materiálů s uvedením důvodů nezveřejnění.

Archivace a uchovávání

Osobní údaje by měly být uchovávány pouze po minimální nezbytnou dobu, v souladu s účelem, pro který byly zpracovány. Po uplynutí doby uchovávání je odpovědností osoby, která údaje spravuje, je jejich smazání. Vedoucí pracovníci, styční správci, předsedové výborů, členové výborů a koordinátoři služeb jsou zodpovědní za správu svých vlastních účtů na Disku Google a e-mailových účtů a zástupci Regionu 9 jsou zodpovědní za e-mailové adresy své skupiny.

Verze

Tato politika byla vypracována 5. května 2020 a schválena shromážděním Regionu 9 v říjnu 2020.

Tato politika byla revidována a schválena 16. ledna 2026.
Veškeré dotazy týkající se těchto zásad nebo záležitostí ochrany osobních údajů by měly být směřovány na předsedu Regionu 9 (chair@oaregion9.org)